چرا اکثر کسب و کارها در سیستم سازی شکست می خورند؟

چرا اکثر کسب و کارها در سیستم سازی شکست می خورند؟ در بازار پرشتاب کسب وکار امروز، راز رشد پایدار دیگر در تلاش بیشتر نیست؛ بلکه در سیستم سازی هوشمند نهفته است. اما چرا بیشتر کسب وکارها در مسیر سیستم سازی شکست می خورند؟ در کوتاه ترین پاسخ باید گفت که عدم مستندسازی، مقاومت انسانی، نگاه کوتاه مدت به شاخص های اشتباه و …، می تواند به شکست غیرقابل تصوری منجر شود. در این راهپیمایی تحول، دام های پنهانی وجود دارد که رشد شما را متوقف می سازد؛ پس باید این موانع را بشناسید، از آن ها عبور کنید و سیستم هایی بسازید که نه فقط کار می کنند، بلکه کسب وکارتان را به سطوح بالاتر می برند!

سازمان کلان یا خردی هستید که برایتان مهم است چرا بیشتر کسب و کارها در سیستم سازی شکست می خورند و اصلا سیستم سازی دقیقا چیست و چه مراحلی دارد؟

ابتدا اینکه باید بدانید سیستم  سازی کسب  و کار، به معنای ایجاد و پیاده سازی سیستم ها و فرایندها برای ساده سازی عملیات، افزایش بهره وری و ایجاد رشد پایدار در کسب و کار است. این مفهوم بسیار جذاب و وسوسه برانگیز است! اما نکتۀ قابل توجه اینکه، وقتی به سوی سیستم سازی کسب  و کاری گام برمی دارید، دام هایی وجود دارد که اگر مراقب آن ها نباشید؛ داستان تلخ شکست سیستم سازی کسب وکار رخ می دهد و حتی ممکن است کسب وکارتان به نقطۀ توقف برسد!

 آگاهی از اشتباهات سیستم سازی،کسب و کارتان را نجات می دهد و حتی به سوی بهبود سوق می دهد. فرقی نمی کند استارتاپ باشید یا یک سازمان بزرگ و باسابقه، درهرصورت، سیستم سازی می تواند یک تغییر اساسی در فرایند رشد و پیشرفت شما ایجاد کند.

در این مطلب از “سیتاپ، سکوی ارتقای کسب وکارها“، هر آنچه باید در مورد سیستم سازی کسب و کار و دلایل شکست آن بدانید را برایتان خواهیم گفت. همراه ما باشید!

سیستم سازی کسب و کار چیست؟

سیستم سازی کسب  و کار به فرایند طراحی و پیاده سازی سیستم ها و فرآیندها در یک کسب وکار اشاره دارد که موجب ساده سازی عملیات، افزایش بهره وری و ارائۀ خروجی یکپارچه و مطلوب می شود. فرایند سیستم سازی کسب وکار شامل مستندسازی و سازمان دهی دستورالعمل های استاندارد عملیاتی، گردش  کارها، سیاست ها و پروتکل هایی است که جنبه های مختلف هر کسب وکار را مدیریت می کنند.

اگر سیستم سازی به درستی طراحی و اجرا شود، شرکت ها می توانند بهره وری بالاتری داشته باشند، در بازار از رقبا پیشی بگیرند و به سوی موفقیت و رونق پیش بروند. سیستم سازی در کسب وکار می تواند شامل موارد زیر باشد:

• مستندسازی رویه های استاندارد عملیاتی (SOP) و فرایندها؛
• خودکارسازی فرایندهای حسابداری و مالی؛
• پیاده سازی فناوری و فرایندهایی برای خودکارسازی عملیات یا افزایش سرعت انجام کارها؛
• معرفی یک دستیار هوش مصنوعی برای کمک به یافتن سریع تر اطلاعات مورد نیاز.

سیستم سازی چیست؟ کابرد سیستم سازی چیست؟

چرا سیستم سازی کسب و کار مهم است؟

در دنیای امروز، سیستم  سازی کسب و کار مهم است و حتی می توان گفت که از اهمیت ویژه ای برخوردار است و دلایل متعددی نیز در پس این اهمیت وجود دارد! در ادامه سیتاپ از دلایل اهمیت سیستم سازی کسب وکار برایتان خواهد گفت.

1. افزایش بهره وری و کارآمدی با سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی با ساده سازی فرایندها و حذف گلوگاه ها موجب صرفه جویی در زمان و انرژی می شود و در نتیجه، بهره وری را افزایش خواهد داد.

2. افزایش ثبات و کیفیت با سیستم سازی کسب و کار

در هر کسب وکار، ثبات برای ایجاد یک برند معتبر و جلب رضایت مشتریان، امری حیاتی است. کسب وکارها با کمک سیستم سازی فرایندها می توانند کیفیت خدمات را افزایش دهند و با حفظ ثبات و کیفیت، در مشتریان اعتماد ایجاد کنند و مشتریان وفادار را برای خودشان حفظ سازند.

3. مدیریت دانش با سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب وکار تضمین می کند که دانش در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته می شود. چگونه؟ وقتی فرایندهای درون سازمان مستندسازی می شوند، کسب وکارها بینش های ارزشمندی را به دست می آورند، بهترین شیوه ها و فرایندها را می شناسند و درس های آموخته شده را ثبت می کنند. همین دانش به دارایی  سازمان تبدیل می شود؛ کارکنان جدید به آن دسترسی خواهند داشت و حتی با ترک کارکنان باتجربه نیز گزندی به کسب وکار وارد نمی شود. سیستم سازی خطر ازدست رفتن اطلاعات حیاتی را به حداقل می رساند و به حفظ ثبات در عملیات کمک می کند.

4. بهبود تصمیم گیری با سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی امکان اتخاذ تصمیمات آگاهانه را برای مدیران و رهبران فراهم می کند. وجود فرایندهای روشن و تعریف شده و شاخص های کلیدی عملکرد (KPIها)؛ چنین امکانی را فراهم می آورد.

5. رشد مستمر با سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی، پایه ای برای بهبود و رشد مستمر کسب وکار فراهم می کند. شرکت ها با مستندسازی فرایندها می توانند ناکارآمدی ها، گلوگاه ها و حوزه های نیازمند بهبود را شناسایی کنند. بازبینی و اصلاح منظم سیستم ها امکان بهینه سازی و افزایش خلاقیت و نوآوری را فراهم می کند. بدین ترتیب، بهبود مستمر در فرهنگ سازمانی نهادینه، ذهنیتی فعال ایجاد و رشد کلی کسب وکار امکان پذیر می شود!

اشتباهات رایج مدیران در سیستم سازی کسب و کار

در مسیر سیستم سازی کسب وکار برخی اشتباهات رایج وجود دارد که ارتکاب شان موجب کاهش اثربخشی سیستم سازی و حتی شکست آن خواهد شد!

حدود 50–70٪ پروژه های بازطراحی فرایند (Business Process Re‑Engineering)  شکست می خورند یا دستاورد قابل توجهی ندارند. این آمار از مطالعات منتشرشده دربارۀ تلاش شرکت ها برای بازطراحی و بهبود فرآیندهای کسب وکار نشان می دهد که بسیاری از پروژه ها در عمل به نتایج مورد انتظار نمی رسند. در ادامه از این اشتباهات رایج برایتان خواهیم گفت.

1. عدم مستندسازی سیستماتیک در سیستم سازی کسب و کار

عدم مستندسازی سیستماتیک یکی از رایج ترین اشتباهات کارآفرینان و صاحبان کسب وکار است. اگر فرایندها را به صورت سیستماتیک مستندسازی نکنید؛ جذب، آموزش، مدیریت و نگهداشت استعدادها بسیار دشوار خواهد شد. اما اگر این فرایندها سر جای خودشان باشند، جذب نیرو آسان است؛ زیرا وظایف هر کسی مشخص است.

 بدین ترتیب می توانید آن ها را به راحتی و با کمترین تلاش آموزش دهید و بهتر مدیریت کنید، زیرا آن ها انتظارات شما را می شناسند. یادتان باشد که حتی مستندسازی سیستماتیکِ فرایندهای بی اهمیت نیز مهم است، چرا که باعث می شود بتوانید افراد بیشتری را استخدام کنید و کسب وکارتان را رونق دهید.

2. کنترل گری در سیستم سازی کسب و کار

بیشتر صاحبان کسب وکار آن قدر خودشان را درگیر تمام مسائل سازمان می کنند که وقتی به گسترش تیم و سیستم سازی می رسند، نمی توانند از کنترل وظایف دست بردارند. آن ها آن قدر درگیر کنترل همه چیز هستند که خود را در انجام وظایف کم ارزش گیر می اندازند؛ کارهای پیش پاافتاده ای که حتی می توان آن ها را خودکارسازی کرد!

 اگر بتوانید وظایف قابل خودکارسازی را شناسایی و آن ها را سیستم سازی کنید، زمانتان برای رسیدگی به ابعاد مهم کسب وکارتان آزاد خواهد شد.

3. عدم وجود فرایند بازبینی در سیستم سازی کسب و کار

عدم بازبینی سیستم ها یکی دیگر از عوامل کلیدی است که از رشد کسب وکارها جلوگیری می کند. اگر نظارتی روی سیستم ها نباشد و همواره بهینه سازی نشود، طبیعتا بهره وری کاهش خواهد یافت! اما اگر سیستم ها و فرایندهایتان را به صورت مداوم بازبینی و ایرادهایشان را برطرف کنید، نه تنها بهره وری همواره افزایش پیدا می کند، بلکه زمان و آزادی بیشتری برای گذراندن زمان با عزیزان تان پیدا خواهید کرد!

4. سیستم سازی برای موارد بی اثر

قبل از سیستم سازی کسب وکارتان باید یک سری سوال ها را از خودتان بپرسید:

• آیا سیستم سازی موجب صرفه جویی در زمان می شود؟
• آیا سیستم سازی تاثیری بر شاخص های رشد شرکت شما دارد؟
• آیا سیستم سازی موجب بهبود خدمات و جلب رضایت مشتریان می شود؟
• آیا سیستم سازی کسب و کار موجب افزایش همکاری و اتحاد میان کارکنان بخش های مختلف سازمان می شود؟
• آیا سیستم سازی مشکلی از کسب و کارتان حل می کند؟
• آیا سیستم سازی فرایندهای ناکارآمد را از میان برمی دارد؟
• آیا سیستم سازی فشاری را از روی دوش اعضای تیم شما برمی دارد؟

با توجه به پاسختان به این سوالات، بهتر است روی سیستم سازی بخش هایی از کسب وکارتان تمرکز کنید که واقعا به پیشرفت تان کمک می کند. یادتان باشد برای مواردی که قرار نیست تاثیری بر کسب وکارتان داشته باشند سیستم سازی نکنید! اگر قرار نیست که سیستم سازی بخش خاصی، ارزشی به کسب وکارتان اضافه کند؛ در زمان و انرژی صرفه جویی کند یا به بهره وری بالاتر بینجامد؛ به هیچ وجه انجامش ندهید!

5. عدم وجود تفکر سیستمی در سازمان

اگر تفکر سیستمی در سازمان وجود نداشته باشد و ساختار جزیره ای در سازمان حاکم باشد، ارتباط میان تیم ها و واحدهای مختلف در سازمان نادیده گرفته می شود. اگر سیستم سازی در چنین شرایطی صورت بگیرد، احتمالا اثرگذاری لازم را نخواهد داشت. مدیران و کارکنان باید با اصول تفکر سیستمی آشنا شوند و با یکدیگر تعامل داشته باشند. در چنین شرایطی، سیستم سازی نیز به مراتب اثرگذارتر خواهد بود.

6. عدم آموزش استفاده از فناوری در سیستم سازی کسب و کار

یکی از عناصر سیستم سازی کسب وکار، استفاده از فناوری است؛ اما یادتان باشد که حتی اگر گران ترین ابزارهای فناوری  را نیز وارد سازمانتان کنید، اما کارکنان توانایی استفاده از آن را نداشته باشند، پروژه سیستم سازی شما شکست خواهد خورد. بنابراین در فرایند سیستم سازی باید آموزش کارکنان را نیز جدی بگیرید.

لازم به ذکر است که در این مسیر، حتی ممکن است با مقاومت کارکنان نیز روبه رو شوید؛ اما با آموزش و فرهنگ سازی می توانید این مانع را نیز از مسیر بردارید.

چگونه یک سیستم موفق و قابل اجرا بسازیم؟

سیستم سازی کسب وکار متاثر از 3 عنصر مهم است: “افراد، فرایندها و فناوری ها.” راهکارهای موفق سیستم سازی در هر کسب وکار، همان هایی هستند که این موارد را در نظر می گیرند؛ در برقراری ارتباط میانشان می کوشند و درنهایت از مزایای هر کدام بهره مند می شوند.

چگونه سیستم فروش کارآمد بسازیم؟

اما سیستم سازی موفق برای کسب وکار به همین جا ختم نمی شود. در جدول زیر برایتان گفته ایم که چگونه می توانید سیستم موفقی را در بازار خود ایجاد کنید.

سخن آخر

اهمیت سیستم سازی کسب وکار دیگر بر هیچ کس پوشیده نیست، اما همواره بسیاری از اقدام های مربوط به سیستم های کسب  و کار شکست می خورند، زیرا صاحبان کسب  و کار روی شاخص های نادرست تمرکز می کنند و واقعیت ها را نادیده می گیرند. سیستم سازی باید با دانش تخصصی شروع شود، مستمر باشد و همواره نظارت مستقیم بر آن وجود داشته باشد.

مشاوره سیستم سازی فروش

اگر سیستم سازی کسب وکار به درستی انجام شود، فرهنگ سازمانی شما حفظ؛ ثمرۀ تلاش های شما چندبرابر و رشد و پیشرفت آینده کسب وکارتان تضمین می شود! بسیاری از موانع و مشکلات کسب  و کارهای کوچک و بزرگ با سیستم سازی برطرف خواهد شد، کافی است اجرای سیستم در شرکت را به شیوۀ درست و اصولی اجرا کنید، همواره بر آن نظارت داشته باشید و در راستای بهبود گام بردارید!

سیتاپ، پیشرو در مشاوره و ارائۀ راهکاری عملی و کارآمد به سازمان ها کلان و خرد؛ کنار شماست تا بهترین و هوشمندانه ترین تصمیم را برای بهبود کارآمدی سیستم خود اتخاذ کنید. کافی است با مشاوران حرفه ای و متخصص سیتاپ تماس بگیرید و ادامۀ مسیرتان را در کنار ما طی کنید!

منبع