سازمان چیست؟ سازمان صرفا تجمعی از افراد یا ساختارها نیست؛ بلکه یک سیستم زنده و هدفمحور است که با همافزایی منابع انسانی، فرایندهای طراحیشده و اهداف مشترک، به تولید ارزش پایدار میپردازد. هر سازمان در دل خود، فرهنگ، ساختار تصمیمگیری، الگوهای ارتباطی و سازوکارهای یادگیری دارد که آن را از یک نهاد ایستا به موجودیتی پویا و تحولپذیر تبدیل میکند. در این تعریف، سازمان نهتنها یک بستر کاری، بلکه سکوی رشد، توسعه و اثرگذاری در محیط اجتماعی و اقتصادی تلقی میشود!
مفهوم سازمان چیست؟
بسیاری از ما فکر میکنیم مفهوم سازمان را کاملا میشناسیم؛ بهخوبی میدانیم چگونه کار میکند و هیچ پرسشی نیز در این باره نداریم. در واقع، همین که هر روز برنامهریزی، امور مختلف را سازماندهی، ارتباطات را برقرار، شبکهسازی و مدیریت میکنیم، فرض را بر این میگذاریم که میدانیم مفهوم سازمان چیست. اما واقعیت چنین نیست! مفهوم سازمان فراتر از این موارد است! شناخت دقیق و کامل سازمان، بدون مطالعه، ادعایی نسبتا جسورانه است و در بیشتر مواقع، چنین رویکردی ما را به سرمنزل مقصود نمیرساند! به خودمان میآییم و میبینیم هیچ چیز طبق برنامه پیش نرفته و نتیجه مطلوبی نیز حاصل نشده است. اساس هدایت هر محیط آشنایی با ویژگیهای آن است و اساس مدیریت سازمان نیز شناخت مفهوم سازمان، انواع سازمان، ساختار سازمانی و ویژگی های سازمان است! بنابراین، برای هر گونه فعالیت در سازمان، در وهله اول باید بدانیم که سازمان چیست و انواع آن کدام است و اصلا سازمان چگونه کار میکند!
در این مقاله از سیتاپ، هر آنچه باید در مورد مفهوم سازمان بدانید را برایتان خواهیم گفت. سیتاپ همیشه همراه شماست و با ما همراه باشید!
در قدم اول، باید بدانیم سازمان چیست و با مفهوم آن آشنا شویم. سازمان،گروهی ساختارمند از افراد است که با یکدیگر همکاری میکنند تا به اهداف و مقاصد مشترکی دست پیدا کنند. شخص یا اشخاصی که یک سازمان را تاسیس میکنند، «بنیانگذار» نامیده میشوند. بنیانگذار یک سازمان، مسئول اجرای مراحل قانونی، تعیین چشماندازها، ماموریت سازمان و همچنین ایجاد ساختار آن است.
معمولا افراد داخل یک سازمان با رویکردی ساختارمند و نقشهای تعریفشده گرد یکدیگر جمع میشوند و هر سازمان، به شخص یا اشخاصی برای گرفتن تصمیمات مهم و کنترل و هدایت تیمهای داخل سازمان نیاز دارد. سازمانها کارها را به شیوۀ درست و موثر میان اعضا تقسیم میکنند. این عملکرد سازمان امکان تخصصی شدن و استفاده موثر از منابع را فراهم میکند. این تقسیم کار تضمین میکند که وظایف درون سازمان را افراد یا بخشهایی انجام میدهند که مهارتها و تخصصهای لازم برای انجام آن را دارند!
یک سازمان ممکن است خصوصی یا دولتی باشد. برای مثال، یک کسب و کار، مدرسه، خیریه، اداره دولتی و مواردی از این دست را میتوان در دسته سازمانها دستهبندی کرد. همه این موارد هدف و منظور مشخصی دارند و تابع قوانین و مقرراتی هستند.
بهطور کلی، سازمانها مثل یک سیستم اجتماعی عمل میکنند و در واقع، روابط رسمی بین افراد را برای دستیابی به اهداف مشخص تعریف میکنند. سازمانها با تلاشهای هماهنگ و هدفمند، بهرهوری را افزایش میدهند، اشتغال ایجاد میکنند، نوآوری را تقویت و اقتصاد را شکوفا میکنند.
انواع سازمان ها کدامند؟
سازمانها در اشکال و اندازههای مختلفی وجود دارند که هر کدام از آنها برای ارائه خدمات و اهدافی طراحی شدهاند. هر کدام از انواع سازمان، ساختار و رویکردهای متفاوتی را برای رسیدن به اهداف خاص خود دارند. انواع سازمان ها در ایران و جهان به شرح زیر است.
1. سازمان رسمی
سازمان رسمی، نهادی ساختارمند است و در آن، نقشها، مسئولیتها و روابط سلسلهمراتبی تعریف شدهاند. این سازمان براساس قوانین، مقررات و رویههای مشخصی عمل میکند. در واقع، سازمانهای رسمی اهداف روشن و واضحی دارند و از رویکردی سیستماتیک برای دستیابی به آنها استفاده میکنند. شرکتها، سازمانهای دولتی و موسسههای آموزشی، در دستۀ سازمانهای رسمی قرار میگیرند.
2. سازمان غیررسمی
سازمانهای غیررسمی را افرادی با علایق یکسان یا اهداف مشترک شکل میدهند. این سازمانها، ساختاری رسمی ندارند؛ برای مثال، گروههای کتابخوانی را میتوان در دسته سازمانهای غیررسمی قرار داد.
سازمان غیررسمی میتواند شبکهای خودجوش باشد و بین افراد درون یک سازمان شکل بگیرد. در این سازمانها، روابط اجتماعی، علایق مشترک و کانالهای غیررسمی ارتباط وجود دارد. وجود سازمانهای غیررسمی در داخل سازمانهای رسمی باعث تقویت روابط و حس همکاری و همچنین احساس تعلق بین اعضا میشود.
3. سازمان انتفاعی
سازمانهای انتفاعی یا سودمحور، با هدف کسب درآمد تاسیس شدهاند. برخی از این سازمانها تحت مالکیت خصوصی هستند و برخی دیگر در بازار بورس معامله میشوند. شرکتها، کسب و کارها و فعالیتهای کارآفرینی، در این زمره قرار میگیرند.
4. سازمان غیرانتفاعی
سازمانهای غیرانتفاعی یا ناسودبر، برای کسب سود فعالیت نمیکنند و قصدشان دستیابی به یک هدف خاص است یا در راستای پیشرفت جامعه کار میکنند. هزینههای فعالیتهای این سازمانها از روشهایی مانند جمعآوری کمکهای مردمی و اعانه تامین میشود. سازمانهای مردمنهاد، خیریهها، موسسههای بهداشتی و آموزشی و گروههای مذهبی، در دسته سازمانهای غیرانتفاعی یا ناسودبر قرار میگیرند.
5. سازمان دولتی
تعریف سازمان دولتی بسیار روشن است. سازمانهای دولتی، همانطور که از نامشان کاملا پیداست، از سوی دولت تاسیس و پشتیبانی میشوند و هدفشان ارائه خدمات عمومی به افراد جامعه است. این سازمانها در سطح محلی، شهری، استانی یا کشوری فعالیت میکنند. برای مثال، مدارس دولتی و اداره پلیس، در دسته سازمانهای دولتی قرار میگیرند.
6. سازمان بینالمللی
سازمانهای بینالمللی کشورها را برای رسیدگی به مسائل جهانی، مانند صلح، سلامت و تجارت، گرد یکدیگر میآورند. هدف و ماموریت سازمانهای بینالمللی، تمرکز بر موضوعاتی مانند ترویج صلح، کمک به مردم در زمان بحران و بهبود اقتصادها است. از مهمترین سازمانهای بینالمللی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- سازمان ملل متحد (UN) که در راستای صلح و امنیت جهانی فعالیت میکند.
- بانک جهانی که به کشورها در رشد اقتصادی کمک میکند.
- صلیب سرخ بینالمللی که در زمان بحرانها کمکرسانی میکند.
ساختار سازمانی و انواع آن
تا به اینجا دانستیم که سازمان چیست و انواع آن کدام است! اکنون نوبت به ساختار سازمانی میرسد! درک ساختار سازمانی، مسئله بسیار مهمی است و معمولا آن را با نمودار سازمانی (ارگانگرام) نمایش میدهند. ساختار سازمان، چارچوب روشنی را برای تقسیم و هماهنگی کارها در میان اعضا فراهم میکند. در واقع، این ساختار، بخشها و تیمهای مختلف سازمان، وظایف آنها و نقشها و مسئولیتهای شغلیشان را در هر بخش تعریف میکند.
برای مثال، در ساختار سازمانی عملکردی، هر بخش مسئول یک عملکرد خاص است:
- بازاریابی
- مالی
- فروش
این ساختار همچنین کانالهای ارتباطی داخل سازمان را تعیین میکند؛ از جمله چگونگی جریان یافتن اطلاعات از بالا به پایین و از پایین به بالا. همچنین مشخص میکند که چه کسی تصمیم میگیرد و چگونه این تصمیمها در سراسر سازمان منتقل میشوند.
ساختار، تاثیر مستقیمی بر فرهنگ سازمانی شرکت، میزان خودمختاری کارکنان و فرایند تصمیمگیری میگذارد.
درک ساختار سازمانی برای کارکنان از اهمیت زیادی برخوردار است؛ زیرا به آنها کمک میکند تا نقششان را در شرکت و همچنین جایگاهشان را در تصویر کلی سازمان درک کنند. بهعلاوه، به کارکنان کمک میکند تا بدانند به چه کسی گزارش میدهند و برای دریافت کمک یا راهنمایی باید با چه کسی تماس بگیرند.
درک ساختار سازمانی برای مدیریت نیز حیاتی است؛ زیرا به آنها امکان میدهد تصمیمات آگاهانهای را دربارۀ تخصیص منابع و مدیریت موثر کارکنان اتخاذ کنند.
انواع ساختار سازمانی کدام است؟
اکنون به انواع ساختار سازمانی میرسیم! کسب و کارها، بسته به اندازه، صنعت و اهدافشان، میتوانند چندین نوع ساختار سازمانی را در نظر بگیرند. سیتاپ در ادامه برخی از رایجترین انواع ساختارهای سازمانی را برایتان میگوید!
1. ساختار سازمانی سلسلهمراتبی
ساختار سلسلهمراتبی از ساختارهای سنتی سازمانی است و زنجیرۀ فرماندهی و روابط در آن، کاملا شفاف است. هر کارمند به یک مدیر گزارش میدهد و قدرت تصمیمگیری از بالا به پایین در جریان است.
2. ساختار سازمانی عملکردی
در ساختار سازمانی عملکردی، بخشهای مختلف براساس عملکردشان سازماندهی میشوند. برای مثال، بخشهایی مانند بازاریابی، مالی یا فروش وجود دارد. در این ساختار، هر بخش مسئول انجام مجموعهای مشخص از وظایف است و کارکنان هر بخش دارای مهارتهای تخصصی و ویژهای هستند.
3. ساختار سازمانی ماتریسی
در ساختار سازمانی ماتریسی، ترکیبی از عناصر ساختار عملکردی و سیستمهای مبتنی بر پروژه را مشاهده میکنیم. اجازه دهید این ساختار را سادهتر توضیح دهیم! در ساختار سازمانی ماتریسی، کارکنان معمولا به یک مدیر فعال و یک مدیر پروژه گزارش میدهند و همین مسئله سبب همکاری موثرتر میشود و انعطافپذیری بیشتری را فراهم میکند.
4. ساختار سازمانی تیممحور
در ساختار سازمانی تیممحور، سازمان به تیمهای مختلف تقسیم میشود که هر تیم، مدیر خودش را دارد و در نهایت، تیمها برای رسیدن به هدف مشترک، با یکدیگر کار میکنند. هر واحد وظایف مشخصی دارد و در مورد نقش نیروهای انسانی برای انجام آن وظیفه، تصمیم میگیرد.
5. ساختار سازمانی شبکهای
این ساختار، شبکهای غیرمتمرکز است که کارکنان در قالب شبکهای از ساختارها، تیمها، مشارکتها و ائتلافها با هم همکاری میکنند. این نوع ساختار معمولا توسط شرکتهایی که در محیطی با تغییرات سریع فعالیت میکنند استفاده میشود.
6. ساختار سازمانی مسطح
در ساختار سازمانی مسطح، روابط سلسلهمراتبی سنتی حذف شدهاند. در این نوع سازمان، معمولا لایههای مدیریتی کمتری وجود دارد و کارکنان اختیار و قدرت تصمیمگیری بیشتری دارند.
اهمیت ساختار سازمانی چیست؟
کسب و کارها برای برای عملکرد درست و موثر به سازمان و ساختار سازمانی نیاز دارند. درک اهمیت سازمان، کلید بهبود عملکرد، افزایش بهرهوری و افزایش حاشیه سود است! در ادامه از اهمیت و مزایای ساختار سازمانی برایتان گفتهایم.
- استفاده بهتر از منابع
- تسهیل رشد اقتصادی
- تقویت نوآوری
- افزایش ثبات کسب و کار
- تقویت حس فرهنگ سازمانی
- افزایش بهرهوری و اثربخشی
- بهبود ارتباط و همکاری بین اعضای تیم
- وضوح بیشتر نقشها و مسئولیتها
- فرایندهای بهتر در تصمیمگیری
- بهبود خدمات به مشتریان
- و …….
ویژگی های یک سازمان چیست؟
سازمانها ویژگیهای مشترکی دارند که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت:
- جمعیت افراد: در هر سازمان، افرادی برای رسیدن به یک هدف مشترک گرد یکدیگر جمع شدهاند و در همین راستا تلاش میکنند.
- اهداف مشترک: اعضای سازمان اهداف مشخصی دارند و این اهداف، راهنمای اقدامات و تصمیمات آنها است.
- ساختار مشخص و تعریفشده: سازمان، چارچوبی مشخص و معین دارد که در آن، نقشها، روابط و سطوح سلسلهمراتبی تعیین شدهاند تا اعضا عملکرد موثرتری داشته باشند.
- فعالیتهای هماهنگشده: فعالیتها درون سازمان بهگونهای هماهنگ و همراستا هستند که انسجام و همکاری موثر بین اعضا را تضمین میکند.
- ارتباطات: در سازمان، کانالهای ارتباطی باز و مؤثری برقرار شدهاند تا تبادل اطلاعات، ایدهها و بازخورد میان اعضا امکانپذیر باشد.
- تقسیم کار: وظایف و مسئولیتها براساس مهارتها، تخصص و نقش شغلی اعضا به آنها محول میشود تا کارایی و بهرهوری بهینه شود.
- ساختار مشخص قدرت: ساختار قدرت در سازمانها کاملا مشخص است.
- استمرار: سازمانها برای دوام طولانیمدت طراحی شدهاند و هدف آنها عملکرد پایدار در طول زمان است. در واقع، تداوم در سازمان اهمیت دارد؛ زیرا سازمانها به دنبال پایداری بلندمدت هستند.
فرایند سازمان چیست؟
اگر بخواهیم به زبان ساده درباره فرایند سازمانی صحبت کنیم، میتوانیم آن را به موارد زیر تقسیمبندی کنیم:
- تعیین اهداف و مقاصد روشن
- تعیین کارها و اقدامات
- تقسیم کار و واگذاری مسئولیتها
- تامین منابع مورد نیاز
- دستهبندی گروهها و بخشها
- ایجاد ساختار سازمانی
- واگذاری مسئولیتها
- بررسی میزان پیشرفت
نمونه هایی از سازمان های موفق در جهان
-
اپل (Apple Inc.)
اپل به خاطر تولید گجتهای پرطرفداری مانند آیفون، آیپد و کامپیوترهای مکینتاش، شناخته شده است. کیفیت و کاربرپسندی، اهمیت ویژهای برای این برند دارد. وفاداری مشتریان به اپل باعث شده است که این برند، تبدیل به یکی از ارزشمندترین شرکتهای جهان شود.
-
مایکروسافت (Microsoft)
مایکروسافت از شرکتهای بزرگ نرمافزاری است و تا به امروز، محصولاتی مانند آفیس و ویندوز را روانه بازار کرده است. مایکروسافت با فناوریهایش به افراد و کسب و کارها کمک کرده است.
-
گوگل (Google)
میدانیم که گوگل محبوبترین موتور جستوجو است و هر روز، در یافتن اطلاعات به میلیونها نفر در سراسر جهان کمک میکند. همچنین گوگل خدماتی مانند جیمیل، یوتیوب و گوگلمپ را به کاربرانش ارائه میدهد. این شرکت در زمینه تبلیغات آنلاین و فناوریهای نوین مانند هوش مصنوعی نیز پیشرو است.
-
جانسون اند جانسون (Johnson & Johnson)
جانسون اند جانسون از برندهای تولیدکننده محصولات بهداشتی است و عده زیادی در سراسر جهان به این برند اعتماد کامل دارند. این برند انواع دارو، ابزارهای پزشکی و محصولات مراقبت از نوزادان را تولید میکند. ایمنی و کیفیت جزو اولویتهای این برند است و بالغ بر 100 سال است که در بازار جهانی اعتبارش را حفظ کرده است.
سخن آخر
در دنیای امروز، مفهوم سازمان دیگر به ساختار سلسلهمراتبی محدود نمیشود، بلکه بسیار فراتر از آن است. سازمان را حتی میتوان موجودی پویا دید که از انسانها، اهداف، قوانین، ارزشها و روابط تشکیل شده است. در سازمان، هدفها شکل میگیرند، تصمیمها گرفته، منابع تامین، مسیرها تعیین و آیندهای روشن ترسیم میشود. ساختار سازمانی نیز از ابعاد حیاتی هر کسب و کار است و بر ارتباطات، تصمیمات، تخصیص منابع و در نهایت، میزان پیشرفت، بهرهوری و نوآوری تاثیر مستقیم میگذارد.
در این مقاله از سیتاپ نکاتی مهم و ارزشمند درخصوص مفهوم سازمان برایتان گفتیم. امیدواریم برایتان مفید بوده باشد!
