در دنیای امروز که تغییرات لحظهای شدهاند، داشتن یک رویکرد ثابت و خشک برای پروژهها شاید بزرگترین قاتل موفقیت باشد. آیا تا به حال شده وسط پروژهای باشی و مشتری یا شرایط تغییر کند و همه برنامهها بریزند؟ در این مقاله به زبان ساده و عملی میخواهیم توضیح دهیم که مدیریت پروژه چابک چیست، چگونه میتوان آن را در پروژههای واقعی به کار برد و چه مزایایی برای تیم و سازمان به همراه دارد. اگر میخواهی پروژههایت با کمترین ریسک و بیشترین انطباق با تغییرات پیش بروند، این مطلب مخصوص توست!
مدیریت پروژه چابک چیست؟ مدیریت پروژه چابک یا Agile Project Management ، رویکردی نوین و منعطف برای پیشبرد پروژههاست که به تیمها کمک میکند در برابر تغییرات، سریع و هوشمندانه واکنش نشان دهند. در این روش، پروژههای بزرگ به بخشهای کوچکتر و قابلمدیریت تقسیم و طی چرخههای کوتاهمدت، با بازخورد مداوم ذینفعان تکمیل میشوند. تمرکز بر همکاری تیمی، بهبود مستمر و رضایت مشتری، این مدل را به انتخابی ایدهآل برای سازمانهایی تبدیل کرده است که با عدم قطعیت، تغییر سریع نیازها و ضرورت نوآوری روبهرو هستند. این همان رویکردی است که میتواند بزرگترین پروژهها را با بالاترین کیفیت، کمترین ریسک و بیشترین همسویی با اهداف مشتری، به نتیجه برساند!
مدیریت پروژه چابک
تصور کنید مدتهاست روی پروژهای سنگین و پیچیده کار کردهاید و تقریبا در مراحل آخر کار هستید که ناگهان مشتری با شما تماس میگیرد و اعلام میکند که قرار است مسیر متفاوتی را در پیش بگیرد. طبیعتا این وضعیت اصلا خوشایند نیست و همۀ خستگی کار به تنتان میماند! اما دقیقا در چنین شرایطی مدیریت پروژه چابک یا همان اجایل، به دادتان میرسد تا بتوانید سریع با شرایط سازگار شوید و تغییر مسیر دهید، بدون آنکه منابع و زحماتتان هدر برود!
اما مگر مدیریت چابک چیست؟ اصول و مراحل اجرای آن کدام است؟ در این مطلب از سیتاپ، آنچه باید در مورد مدیریت پروژه چابک بدانید را برایتان خواهیم گفت. همراه ما باشید!
تعریف مدیریت پروژه چابک به زبان شفاف:
پیش از هر چیزی باید بدانیم اصلا مدیریت پروژه چابک چیست! مدیریت پروژه چابک به انگلیسی، Agile project management است و به اختصار به آن APM نیز میگویند.
مدیریت چابک، رویکردی پویا، تدریجی و غیرخطی در مدیریت پروژه است و انعطافپذیری و رضایت مشتری را در اولویت قرار میدهد. در این رویکرد، پروژههای بزرگ خُرد میشوند، به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم میشوند و در طول چرخه عمر پروژه (Project Life Cycle) ، طی تکرارهای کوتاه تکمیل میشوند. تیمهایی که از متدولوژی چابک استفاده میکنند، کار را سریعتر به پایان میرسانند؛ با الزامات در حال تغییر پروژه سازگار میشوند و همکاری فرایند کاریشان را بهینه میکنند.
رویکرد چابک به تیمها این امکان را میدهد تا واکنش درست، سریع و کارآمدی به تغییرات نشان دهند و اطمینان حاصل کنند که محصول یا نتیجه نهایی، بیشترین همخوانی را با نیازها و انتظارات مشتری دارد. در مدیریت پروژه چابک، ارتباطات باز (صریح و صادقانه)، بهبود مستمر و مسئولیتپذیری جمعی، اهمیت بسیار زیادی دارد و به همین دلیل، آن را چارچوبی ایدهآل برای اجرای پروژههای بزرگی میدانند که میزان عدم قطعیت در آنها بالا است و برای اجرایشان، نوآوری در اولویت قرار دارد.
مراحل مدیریت پروژه چابک چیست؟
چگونه شیوه مدیریت پروژه چابک را پیادهسازی کنیم و از آن بهره بگیریم؟ برای پیادهسازی سیستم مدیریت چابک کافی است یک سری مراحل را بشناسید و طبق آنها پیش بروید. در ادامه، سیتاپ در این باره برایتان بیشتر میگوید:
1. برنامه ریزی پروژه:
در قدم اول، پیش از شروع هر کاری، باید هدف از انجام پروژه و ارزش حاصل از آن را برای سازمان و مشتریتان بشناسید. همچنین باید نحوۀ دستیابی به آن هدف را نیز بهخوبی درک کنید.
در همین مرحله، محدودۀ پروژه (Project Scope) را تعریف کنید؛ اما همواره یادتان باشد که هدف از کاربرد رویکرد مدیریت پروژه چابک این است که بتوانید تغییرات احتمالی را در مسیر اجرای پروژه بهراحتی مدیریت کنید. بنابراین نباید محدودۀ پروژه برایتان عنصری ثابت و غیرقابل تغییر باشد.
2. ترسیم نقشه راه محصول:
اکنون نوبت به ترسیم نقشۀ راه محصول (Product Roadmap) میرسد. در واقع، باید ویژگیهای محصول نهایی را تجزیه و تحلیل کنید. این مرحله در مدیریت چابک اهمیت بسیار زیادی دارد. همچنین در همین مرحله باید فهرست بک لاک محصول (Product Backlog) را تهیه و همۀ ویژگیها، تغییرات لازم و خروجی نهایی و بهینه را در آن ذکر کنید.
3. برنامه ریزی انتشار:
در روشهای سنتی مدیریت پروژه، فقط یک تاریخ برای پیادهسازی و انتشار وجود دارد که پس از تکمیل کل پروژه فرا میرسد. اما در مورد برنامهریزی انتشار (Release Planning) در رویکرد اجایل، باید بگوییم که چرخههای کوتاهی به نام اسپرینت (Sprint) وجود دارد که در پایان هر کدام از آنها، ویژگیهای محصول منتشر میشوند.
اسپرینتها چرخههای کوتاهی هستند که معمولا بین یک تا سه هفته طول میکشند و طی آنها، تیمها روی وظایف تعیینشده در جلسۀ برنامهریزی اسپرینت (Sprint Planning Meeting) کار میکنند. در ابتدای هر اسپرینت، این برنامۀ انتشار را مرور و مجددا ارزیابی میکنند تا مشخص شود که محصول با ویژگی مورد نظر، چگونه و چه زمانی منتشر شود.
4. برنامه ریزی اسپرینت
قبل از آغاز هر اسپرینت در مدیریت چابک، ذینفعان باید جلسهای را برای برنامهریزی در مورد اسپرینت برگزار کنند. در این جلسه، باید موارد زیر مشخص شود:
- هر شخص در طول آن اسپرینت چه کاری را انجام خواهد داد؛
- این کار چگونه انجام خواهد شد؛
- میزان حجم کاری هر شخص چقدر است.
این تقسیمبندی باید کاملا واقعگرایانه باشد تا هر عضو تیم بتواند به وظایفش عمل کند و در انتهای اسپرینت، کاری باقی نماند.
5. برگزاری جلسات روزانه:
بهتر است هر روز، جلسات کوتاهی برای بررسی روند کار و رسیدگی به تغییرات لازم برگزار شود. در این جلسات، اعضای تیم باید در مورد کارهایی که انجام دادهاند صحبت کنند. بهتر است این جلسات بیشتر از 15 دقیقه طول نکشد.
6. بازبینی و مرور اسپرینت
تیم پس از پایان هر اسپرینت، دو جلسه برگزار خواهد کرد:
- برگزاری جلسۀ بازبینی اسپرینت با ذینفعان پروژه تا محصول نهایی به آنها نشان داده شود. <این بخش برای حفظ ارتباط شفاف با ذینفعان بسیار ضروری است!>
- برگزاری جلسۀ مرور اسپرینت با ذینفعان که طی آن باید به سوالهای زیر پرداخته شود:
- چه چیزهایی در طول اسپرینت خوب پیش رفت؟
- چه مواردی میتوانست بهتر باشد؟
- حجم کار برای هر عضو، زیاد یا کم بود؟
- چه دستاوردهایی در طول اسپرینت حاصل شد؟
اگر رویکرد مدیریت پروژه چابک را بهتازگی در پیش گرفتهاید، این جلسه حیاتی را از دست ندهید، چرا که به شما کمک میکند تا میزان توانایی تیم را در هر اسپرینت بسنجید و طول بهینه اسپرینت را برای پروژههای آینده نیز ارزیابی کنید.
تفاوت بین مدیریت پروژه چابک سنتی و مدرن
در رویکرد مدیریت پروژه چابک، برخلاف رویکردهای سنتی مثل مدیریت پروژه آبشاری (Waterfall Project Management)، نیازی به وجود و حضور مدیر پروژه (Project Manager) نیست. در عوض، اعضای تیم مسئولیتهای مدیر پروژه را بین خودشان تقسیم میکنند تا ارتباطات و همکاریِ درونتیمی شکل بگیرد.
بهعلاوه در مدیریت پروژه چابک، نتایج بهجای اینکه در انتهای کار ارزیابی شوند، بهطور مکرر تحلیل و بررسی میشوند و اعضای تیمهای مختلف نیز براساس همین تحلیلها و بازخوردهای حاصل از آن، سازگار میشوند و باقی کار را پیش میبرند. چنین فرایندی سبب توسعه و پیشرفت مستمر خواهد شد.
بهطور خلاصه میتوانیم بگوییم که مدیریت پروژه چابک، برخلاف روشهای سنتی که بر برنامهریزی بلندمدت و اجرای خطی متکی هستند؛ بر سازگاری، تحویل سریع کار در بخشهای کوچک و قابل مدیریت و چرخههای مداومِ بازخورد تمرکز دارد.
مزایای مدیریت پروژه چابک
استفاده از رویکرد چابک در مدیریت پروژه مزایای گوناگونی را برای شما، تیم و سازمانتان در پی دارد. در ادامه، سیتاپ درباره مزایای مدیریت پروژه چابک برایتان میگوید.
- اعضای تیم آزادی عمل دارند و میتوانند براساس نقاط قوتشان کارها را پیش ببرند که از مزایای مدیریت پروژه چابک بهشمار میآید.
- از دیگر مزایای مدیریت پروژه چابک این است که محیطی حمایتی شکل میگیرد، اعتماد اعضای تیم و مشتریان جلب میشود و انگیزه برای ادامۀ مسیر افزایش مییابد.
- میتوانید از منابع موجود نهایت بهره را ببرید.
- میتوانید بهراحتی با تغییرات سازگار شوید.
- یکی دیگر از مهمترین مزایای مدیریت پروژه چابک این است که مشکلات را خیلی سریع تشخیص میدهید و بالطبع میتوانید در کوتاهترین زمان راهحلهای کارآمدی ارائه دهید.
- شیوه همکاری بین اعضای تیم بهتر میشود و در نهایت، عملکرد بهتری خواهند داشت.
- پروژه طبق نیازهای مشتری پیش خواهد رفت و در نهایت، رضایتش را جلب خواهید کرد که این هم از مزایای مدیریت پروژه چابک محسوب میشود که بسیار هم قابل توجه است.
- حتی اگر اهداف و فرایندها در ابتدای مسیر بهطور کامل مشخص نشده باشند، میتوانید به مرور زمان به آنها برسید.
سخن آخر
کافی است فقط یک دوره مدیریت چابک را در سازمانتان اجرا کنید تا متوجه شوید مدیریت پروژه چابک چیزی فراتر از یک روش و رویکرد است! اگر اصول چابکسازی را بشناسید و آن را بهدرستی پیاده کنید، خواهید دید که پس از آن، تیمها و اعضایشان همواره پویا و آمادۀ پذیرش تغییرات خواهند بود. با اتکا به رویکرد چابک، بزرگترین پروژهها نیز بهراحتی و با حداکثر هماهنگی و همکاری پیش خواهند رفت؛ نتیجۀ نهایی کیفیت بالایی خواهند داشت و اعتماد اعضای تیم و ذینفعان نیز جلب خواهد شد.
