آیا تا به حال فکر کردهای که چرا بعضی کارها نتیجهی خیلی بیشتری از بقیه دارند، حتی وقتی زمانشان کمتر است؟ این همان نکتهای است که در اصل ۲۰-۸۰ (پارتو) نهفته است. در این مقاله، با زبانی ساده و مثالهایی از زندگی و کسبوکار، بررسی میکنیم که قانون ۲۰-۸۰ چیست، چرا در مدیریت زمان و منابع بهشدت کاربرد دارد و چطور میشود از همین امروز آن را در کسبوکار و عملکرد روزانه پیاده کرد. اگر دنبال راهی ساده اما قدرتمند برای اولویتبندی و افزایش بهرهوری هستی، این مقاله را از دست نده!
قانون 20 80 (اصل پارتو) چیست؟ اصل پارتو که به قانون 20 80 نیز شهرت دارد، یک قاعدۀ ساده اما بسیار حیاتی و کارآمد است که نقشی شگرف در موفقیتها ایفا میکند و نشان میدهد که در بسیاری از جنبههای زندگی و کسبوکار، بخش کمی از عوامل، سهم بزرگی در نتایج دارند. بهطور معمول، 20 درصد از تلاشها، منابع یا ورودیها، منجر به 80 درصد از خروجیها یا موفقیتها میشوند و این یک قانون است!
این اصل بنیادین به مدیران و افراد در سازمانها و حتی پروژههای فردی، کمک میکند تا بهجای پراکندهکاری، انرژی و تمرکز خود را در ابتدا بر آن بخش حیاتی و مؤثر که منجر به نتیجه میشود متمرکز کنند و بدین ترتیب، بهرهوری و کارایی خود را بهطور چشمگیری افزایش دهند. بهعبارتی در ابتدا، مهمترین و سختترین قطعههای پازل را در جای خود قرار دهند! فهم و بهکارگیری این اصل، کلید سادهسازی تصمیمگیری و مدیریت بهتر زمان و منابع است…
اگر بخواهیم دربارۀ قانون 20 80 (اصل پارتو) برایتان شفاف بگوییم؛ یک مثال ساده میزنیم. تصور کنید صبح وارد محل کارتان شدهاید؛ احتمالا اولین کاری که میکنید بررسی ایمیلها یا نوشتن فهرست کارهای روزانه است. اما واقعیت این است که همۀ کارها ارزش یکسانی ندارند! یعنی چه؟ یعنی برخی از وظایف، اگرچه زمان زیادی میگیرند، تاثیر اندکی بر نتیجۀ نهایی دارند، درحالیکه تعداد کمی از کارها میتوانند تفاوت بزرگی ایجاد کنند. اینجا دقیقا همان جایی است که قانون پارتو یا همان قانون 20 80 وارد عمل میشود! یعنی داشتن فعالیت رو 20 درصد از مهمترین قسمت پروژه که شما را به 80 درصد دیگر برساند و نتیجهبخش باشد و کار در زمان واقعی خود به پایان برسد. این قانون بهخصوص در نگهداشت و رشد استارتاپها نقشی حیاتی دارد و عدم توجه به آن حتی میتواند به ورشکستگی پروژه منجر شود!
اصل 80 20 یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریتی و بهرهوری است که نهتنها در کسبوکار، بلکه در زندگی شخصی و مدیریت زمان هم کاربرد دارد. این اصل به ما میگوید که بخش کوچکی از فعالیتها، نتایج بزرگی ایجاد میکنند.
در این مطلب از سیتاپ، بهطور کامل بررسی میکنیم که این قانون چیست، از کجا آمده است، چه کاربردهایی دارد، مزایا و محدودیتهایش چیست و چگونه میتوانیم با بهکارگیری آن، مسیر موفقیت را هموارتر کنیم. به نکات طلایی درخصوص این قانون توجه داشته باشید تا هوشمندانه روند پروژهها و وظایف خود را تقسیمبندی کنید و در اولویت قرار دهید و با آسودگی خاطر و در نهایتِ حرفهایگری آنها را به پایان برسانید. با سیتاپ همیشه همراه، همراه باشید!
قانون 80 20 چیست؟
قانون 20 80 که با نامهای اصل پارتو، تکنیک پارتو یا قانون اقلیت حیاتی هم شناخته میشود، میگوید: “حدود 80 درصد نتایج از 20 درصد علل یا ورودیها حاصل میشود. بهعبارت دیگر، تعداد کمی از عوامل مسئول بخش بزرگی از نتایج هستند.
مثالهای روزمره از این اصل:
- 80 درصد سود شرکت معمولا از20 درصد مشتریان به دست میآید.
- 20 درصد از محصولات، بیشترین فروش را دارند.
- 20 درصد از تلاشها، 80 درصد موفقیت تحصیلی یا شغلی را رقم میزنند.
- حتی در زندگی شخصی، ممکن است 20 درصد فعالیتها (مانند ورزش یا مطالعه مداوم) بیشترین اثر را بر کیفیت زندگی بگذارند.
بنابراین، قانون پارتو در کسب و کار به مدیران و صاحبان شرکتها کمک میکند تا عوامل کلیدی موفقیت را شناسایی کنند و به جای پراکندگی، تمرکز خود را بر همان بخش حیاتی بگذارند.
تاریخچه قانون پارتو یا همان 80 20
این اصل در اواخر قرن نوزدهم توسط یک اقتصاددان ایتالیایی به نام ویلفردو پارتو مطرح شد. او در سال 1896 متوجه شد که 80 درصد زمینهای ایتالیا در اختیار تنها 20 درصد جمعیت است. این مشاهده جرقهای شد تا او الگوهای مشابه را در حوزههای دیگر هم بررسی کند. جالب اینکه در باغچه شخصیاش نیز متوجه شد تنها 20 درصد از گیاهان، 80 درصد محصول را تولید میکنند.
چند دهه بعد، در دهه 1940، جوزف جوران، یک متخصص مدیریت کیفیت، این مفهوم را به دنیای کسبوکار وارد کرد. او نشان داد که در فرایندهای تولیدی، تعداد کمی از علل، مثل خطاهای محدود یا مشکلات خاص، مسئول بخش بزرگی از نقصها و ضررها هستند. جوران این مفهوم را قانون اقلیت حیاتی و اکثریت کماهمیت نامید و از آن زمان، اصل پارتو تبدیل به یکی از ابزارهای بنیادین مدیریت کیفیت و بهرهوری شد.
قانون پارتو در عمل: مثالها و کاربردها
برای درک بهتر اصل 80 20، به چند مثال عملی توجه کنید:
- در یک کسبوکار، ممکن است 80 درصد سود تنها از 20 درصد مشتریان وفادار به دست بیاید.
- در فروشگاه اینترنتی، شاید 20 درصد کالاها مسئول بیشترین میزان سفارشها باشند.
- در یک تیم ورزشی، 20 درصد بازیکنان ممکن است 80 درصد امتیازات را به ثمر برسانند.
- در بازاریابی دیجیتال، 20 درصد کانالها (مثلا شبکههای اجتماعی یا ایمیل مارکتینگ) بیشترین لید و فروش را ایجاد کنند.
این الگو تقریبا در همه حوزهها دیده میشود: “از اقتصاد و سیاست گرفته تا آموزش و حتی سلامت فردی.”
تکنیک پارتو برای کسبوکار: چگونه از قانون 80 20 استفاده کنیم؟
اگر مدیر یا صاحب کسبوکار هستید، دانستن این قانون کافی نیست، مهمتر این است که بتوانید آن را در عمل به کار ببرید. در ادامه، روشهای اصلی برای اجرای قانون پارتو برای کسبوکار آورده شده است:
-
تحلیل پارتو (Pareto Analysis) برای حل مشکلات
حدود 80 درصد پیامدها ناشی از 20 درصد عللاند. با انجام تحلیل پارتو میتوان این علل اصلی را شناسایی و برطرف کرد. مراحل این تحلیل شامل:
- تعیین مشکل اصلی.
- شناسایی و اندازهگیری علل احتمالی (براساس هزینه، زمان یا تعداد رخدادها).
- اولویتبندی عوامل و تمرکز بر 3 تا 5 عامل اصلی.
نتیجه این تحلیل، یافتن ریشه مشکلات و ارائه راهحلهای هدفمند است!
-
مدیریت زمان با قانون پارتو
بسیاری از افراد، روز خود را با کارهای کوچک آغاز میکنند؛ اما بهترین روش این است که ابتدا همان 20 درصد وظایف کلیدی را انجام دهید، حتی اگر سخت و زمانبر باشند! این کار بهرهوری شما را چند برابر میکند و سریعتر به اهداف بزرگ میرسید.
-
تفویض وظایف بهطور هوشمندانه
وقتی تیمی را مدیریت میکنید، مهمترین وظایف (20 درصد بحرانیرا به اعضای توانمندتر و باتجربهتر بسپارید. دراینصورت، مطمئن میشوید کارهای حیاتی با کیفیت بالا انجام میشوند و سایر اعضا میتوانند روی وظایف کمتر حیاتی تمرکز کنند.
-
بازاریابی و فروش
- 20 درصد کانالهای بازاریابی، بیشترین مشتری را میآورند. بنابراین باید سرمایه و انرژی بیشتری روی این کانالها صرف شود.
- در فروش، بخش کوچکی از محصولات، بیشترین درآمد را ایجاد میکنند. تمرکز روی این محصولات میتواند بازگشت سرمایه را افزایش دهد.
- مشتریان کلیدی (20 درصد برترشایسته توجه ویژهاند. با ارائه خدمات شخصیسازیشده، تخفیفهای خاص یا ارتباط نزدیکتر، میتوانید وفاداری آنها را تقویت کنید.
-
بهینهسازی منابع
از نیروی انسانی گرفته تا بودجه و زمان، همه منابع محدودند. با استفاده از قانون اقلیت حیاتی میتوانید منابع را به بخشهایی اختصاص دهید که بیشترین اثرگذاری را دارند.
مزایای استفاده از اصل 80 20
بهکارگیری قانون پارتو در کسب و کار و زندگی شخصی، مزایای متعددی به همراه دارد:
- تمرکز روی اولویتها: باعث میشود بهجای غرق شدن در کارهای بیاهمیت، انرژیتان را روی وظایف حیاتی بگذارید.
- افزایش بهرهوری: با انجام مهمترین 20 درصد کارها، خروجی کلی شما بهطور چشمگیری بیشتر میشود.
- مدیریت بهتر منابع: بودجه، زمان و انرژیتان صرف کارهای پربازده میشود.
- استراتژی روشنتر: سازمانها میتوانند مسیر خود را با وضوح بیشتری دنبال کنند.
- افزایش رضایت مشتریان کلیدی: تمرکز روی مشتریان ارزشمند، منجر به وفاداری و رشد پایدار میشود.
معایب و محدودیتهای قانون پارتو
اگرچه اصل پارتو بسیار مفید است، اما باید مراقب تفسیر نادرست آن بود.
- تصور غلط این است که با 20 درصد تلاش میتوان به 80 درصد نتیجه رسید. در حالی که واقعیت این است که برای دستیابی به 80 درصد نتایج، باید 100 درصد توان خود را روی آن 20 درصد حیاتی متمرکز کنید.
- تمرکز بیش از حد روی 20 درصد مهم میتواند باعث شود برخی از وظایف بهظاهر کوچک، اما ضروری (مثل پاسخ به ایمیلها یا مستندسازی)، نادیده گرفته شوند.
- در برخی شرایط، نسبت 80/20 دقیق نیست. ممکن است 70/30 یا 90/10 باشد. اما پیام اصلی همچنان همان است: “تعداد کمی از عوامل مسئول بخش بزرگی از نتایج هستند!”
سخن آخر
قانون پارتو برای کسبوکار تنها یک فرمول ساده نیست، بلکه یک شیوه تفکر است. این اصل به ما یاد میدهد که در دنیایی پر از وظایف، دادهها و چالشها، نباید همه چیز را یکسان ببینیم. بلکه باید به دنبال اقلیت حیاتی باشیم، همان بخشی که بیشترین اثر را بر نتایج دارد. چه یک مدیر باشید، چه یک کارآفرین یا حتی یک فرد عادی که میخواهد زمان و انرژیاش را بهتر مدیریت کند، بهکارگیری اصل 80 20 میتواند زندگی شما را متحول کند. کافی است بپرسید: “کدام 20 درصد از کارها، مشتریان یا منابع، بیشترین تاثیر را دارند؟” ؛ سپس تمرکز خود را روی آنها بگذارید. در نهایت، تکنیک پارتو یک یادآوری ساده، اما قدرتمند است: “موفقیت بیشتر، نه در انجام همه کارها، بلکه در انتخاب و اجرای درست همان چند کار کلیدی است.”
در این مطلب از سیتاپ، به نکات طلایی در خصوص قانون 80 20 یا همان اصل پارتو پرداختیم تا بتواند در تکهسازی وظایف به مهمترینها و نتیجهبخشترینها برای رسیدن به موفقیت و نتیجۀ دلخواه، کمکتان کند و بهجای هدررفت زمان، منجر به رشد بیتوقف سازمانتان شود.
اگر در سازمان خود دچار چالش عدم توانایی اولویتبخشی به وظایف برای رسیدن به نتیجۀ مطلوب شدهاید؛ کافی است با مشاوران حرفهای و متخصص ما در قالب مشاوره خدمات منتورینگ منابع انسانی و خدمات مشاوره سیستم سازی فروش در سیتاپ تماس بگیرید تا بتوانید به بهترین چارچوب ممکن برای پیش رفتن پروژههایتان دست یابید!
