ساختار سازمانی: طراحی اصولی ساختار سازمانی

ساختار سازمانی چیست؟ ستون فقرات هر سازمان هوشمند است؛ چارچوبی که مسیر جریان اطلاعات، نحوه تصمیم‌گیری، روابط بین افراد و تقسیم مسئولیت‌ها را مشخص می‌کند. این ساختار، نه‌تنها تعیین می‌کند چه کسی به چه کسی گزارش دهد یا کدام تیم‌ها در چه جهتی حرکت کنند، بلکه فرهنگ کاری، سبک رهبری و حتی سرعت رشد سازمان را نیز شکل می‌دهد.

بدون ساختار سازمانی شفاف، نقش‌ها مبهم می‌مانند، همکاری‌ها دچار اختلال می‌شوند و تصمیم‌ها در مهِ سردرگمی گم می‌شوند. ساختار سازمانی، زبان مشترک درونی یک سازمان است؛ زبانی که اگر درست طراحی شود، می‌تواند تیم‌ها را در مسیر اهداف بزرگ، هم‌راستا و توانمند کند.

ساختار سازمانی دقیق، همان چیزی است که نحوۀ تعامل و روند تصمیم‌گیری در بخش‌های مختلف سازمان را شکل می‌دهد و وجود آن برای انواع شرکت و کسب و کار، حیاتی است. کسب و کارهای کوچک و بزرگ باید ساختارمند باشند و با استفاده از ساختار سازمانی، نقش اعضا را در دستیابی به اهداف مختلف شفاف کنند.

به‌عبارت ساده، یک ساختار سازمانی تعیین می‌کند که فعالیت‌های مشخص در یک کسب‌ و کار؛ چگونه انجام، هماهنگ و نظارت می‌شوند و به همۀ اعضا نشان می‌دهد که جایگاهشان در سازمان کجاست و هر کدام چه نقش موثری در دستیابی به اهداف سازمان ایفا می‌کنند. ساختار سازمانی انواع مختلفی دارد و هر شرکت باید ساختار متناسب با اهدافش را ترسیم کند و طبق آن پیش برود. اما واقعا ساختار سازمان چیست و انواع آن کدام است؟

در این مطلب از “سیتاپ، سکوی ارتقای کسب‌وکارها”، هر آنچه باید در مورد ساختار سازمانی، انواع آن و مزایا و معایب هر ساختار بدانید را برایتان خواهیم گفت. سیتاپ همراه شماست و همراه ما باشید!

ساختار سازمانی چیست؟

در قدم اول باید بدانیم اصلا ساختار سازمانی چیست! ساده بگوییم، ساختار سازمانی نحوه هماهنگی، تقسیم کارها، نحوه اجرا و مدیریت در سازمان را مشخص می‌کند. همین ساختار نیز سلسله‌مراتب و نحوۀ گزارش‌دهی در درون سازمان را تعیین کرده و بدین ترتیب، روند کار، ارتباطات و فرایندهای تصمیم‌گیری را هدایت می‌کند.

ساختار سازمانی تاثیر قابل توجهی بر کسب و کارها می‌گذارد و اگر به‌خوبی طراحی و اجرایی شود، موجب افزایش بهره‌وری و شفاف‌سازی نقش‌ها و مسئولیت‌ها می‌شود و به‌علاوه، بر رفتار سازمانی، فرهنگ سازمانی و سبک مدیریت تاثیر مستقیم می‌گذارد.

نگاهی به چارت سازمانی

در مسیر شناخت انواع ساختار سازمانی، باید نمودار یا همان چارت سازمانی شرکت را نیز بشناسیم. در بسیاری از شرکت‌ها، وقتی کارمند جدیدی وارد می‌شود، منابع انسانی چارت سازمانی را در اختیارش قرار می‌دهد تا همه چیز در ذهن شخص تازه‌وارد شفاف شود.

چارت سازمانی شرکت، ساختار آن را به ‌صورت بصری نمایش می‌دهد و سلسله‌مراتب و روابط میان بخش‌های مختلف آن را به تصویر می‌کشد. انواع چارت سازمانی، روند و سلسله‌مراتب گزارش‌دهی را در شرکت تعیین و به شکل‌گیری، تعریف و بهبود ارتباطات درون سازمان، کمک می‌کند و تاثیر مهمی بر فرایند تصمیم‌گیری دارد.

پیشنهاد میکنیم مقاله: سیستم ‌سازی سازمانی چیست؟ را مطالعه نمایید.

9 ساختار سازمانی که به رشد شرکت کمک می‌کند!

اکنون به انواع ساختار سازمانی می‌رسیم! توجه کنید که یک چارت سازمانی، معمولی شبیه یک هرم است؛ مدیران ارشد سطح C (C-Level) در راس هرم قرار دارند، خطوطی به سمت مدیریت میانی رفته است و در انتهای چارت نیز کارکنان سطح پایین قرار گرفته‌اند.

اما ساختار سازمانی سلسله‌مراتبی یگانه ساختار سازمانی نیست و لزوما بهترین نتیجه را در پی ندارد! انواع مختلفی از ساختار سازمانی وجود دارد که انتخاب درست آن‌ها می‌تواند نتایج مطلوبی را برای سازمان در پی داشته باشد. به ساختارهای زیر به دقت توجه کنید:

1. ساختار سازمانی سلسله ‌مراتبی

ساختار سازمانی سلسله‌ مراتبی از رایج‌ترین نوع ساختار سازمانی است و چارت سازمانی آن شبیه یک هرم است. در این ساختار سازمانی، زنجیره فرمان از بالا (مثلا مدیرعامل یا مدیر) شروع می‌شود و تا پایین (مثلا کارکنان تازه‌وارد) امتداد پیدا می‌کند.

مزایای ساختار سازمانی سلسله ‌مراتبی

• سطوح اختیارات و مسئولیت‌ها تعریف شده‌اند.
• هر عضو می‌داند که باید به چه کسی گزارش بدهد و در مورد پروژه‌ها با چه کسی صحبت کند.
• مسیرهای شغلی و فرصت‌های ارتقا کاملا مشخص است.

معایب ساختار سازمانی سلسله‌ مراتبی

• بوروکراسی، نوآوری را کاهش دهد و روند تغییرات مهم را کُند می‌سازد.
• باعث می‌شود کارکنان سطوح پایین حس تعلق کمتری داشته باشند و حتی ایده‌هایشان را بیان نکنند!

2. ساختار سازمانی عملکردی

ساختار سازمانی عملکردی نیز مثل ساختار سازمانی سلسله‌مراتبی، از سطوح بالا شروع می‌شود و تا پایین امتداد می‌یابد. اما در این شاکله، کارکنان براساس مهارت‌ها و عملکردشان در بخش‌های مختلف شرکت جای می‌گیرند و مدیریت هر بخش نیز مستقل است.

مزایای ساختار سازمانی عملکردی

• کارکنان می‌توانند روی نقش‌شان تمرکز کنند.
• تخصص‌گرایی را تشویق می‌کند.
• به تیم‌ها و بخش‌ها حس استقلال می‌دهد.
• در شرکت‌های کوچک و بزرگ قابل اجرا است.

معایب ساختار سازمانی عملکردی

• دیواری را بین بخش‌های مختلف شرکت ایجاد می‌کند.
• ارتباط بین بخش‌های مختلف را مختل می‌سازد.

3. ساختار سازمانی افقی

ساختار سازمانی افقی یا مسطح، برای شرکت‌هایی مناسب است که در آن‌ها، فاصله چندانی میان مدیریت ارشد و کارکنان سطح پایین وجود ندارد. بسیاری از کسب ‌و کارهای نوپا از ساختار افقی بهره می‌برند و بعد از رشدشان، بخش‌های مختلفی را ایجاد می‌کنند. اما برخی سازمان‌ها همین ساختار را حفظ می‌کنند؛ زیرا نیاز به نظارت کمتر است و کارکنان بیشتر تشویق به مشارکت می‌شوند.

مزایای ساختار سازمانی افقی

• به کارکنان مسئولیت بیشتری می‌دهد.
• ارتباطات را تقویت می‌کند.
• سرعت هماهنگی و اجرای ایده‌ها را افزایش می‌دهد.

معایب ساختار سازمانی افقی

• باعث سردرگمی می‌شود؛ چون کارکنان، سرپرست مشخصی برای گزارش‌دهی ندارند.
• حفظ این ساختار پس از رشد شرکت دشوار است.

4. ساختار سازمانی ماتریسی

چارت سازمانیِ ساختار ماتریسی درست شبیه یک شبکه است و در آن، تیم‌های میان‌وظیفه‌ای که برای اجرای پروژه‌های خاص تشکیل شده‌اند، کاملا مشخص شده‌اند.

اجازه دهید این ساختار سازمانی را با ذکر مثالی برایتان روشن کنیم!

تصور کنید یک کارشناس منابع انسانی، در یک شرکت بین‌المللی تولید لوازم شوینده مشغول به کار است. این شرکت، هم‌زمان روی چند پروژه کار می‌کند:

• پروژه توسعه خط تولید
• پروژه صادرات به بازار جهانی
• پروژه ارتقای سیستم منابع انسانی

کارشناس منابع انسانی اکنون به جای یک مدیر<ساختار سنتی>، حداقل بین دو مدیر باید هماهنگی برقرار کند؛ اولویت‌ها را متعادل سازد و گاهی میان دو جهت‌گیری مختلف تصمیم بگیرد.

به عبارتی، این کارشناس هم باید طبق برنامه‌های منابع انسانی، به وظایف خود (آموزش‌های داخلی، ارزیابی کارکنان و …> عمل کند و هم خواسته‌های مدیر صادرات <تنظیم قراردادهای نیروی کار، مجوزهای استخدامی خاص آن بازار و …)  را برآورده سازد!

مزایای ساختار سازمانی ماتریسی

• امکان انتخاب براساس ماهیت پروژه وجود دارد.
• سازمان را پویاتر می‌کند.

معایب ساختار سازمانی ماتریسی

• امکان ایجاد تعارض میان مدیران دپارتمان‌های مختلف وجود دارد.
• تغییرات بسیاری در آن رخ می‌دهد.

5. ساختار سازمانی تیم‌محور

در ساختار سازمانی تیم‌محور یا مبتنی‌ بر تیم، کارکنان گروه‌بندی می‌شوند. این ساختار سازمانی برای برهم‌زدن سلسله‌مراتب سنتی طراحی شده و تمرکز آن بر حل مسئله، همکاری و واگذاری قدرت بیشتر به کارکنان است.

مزایای ساختار سازمانی تیم‌محور

• با از بین بردن ذهنیت جزیره‌ای (silo mentality) (وقتی اعضای یک تیم یا یخش، به جای همکاری با هم به شکلی مستقل و واحد عمل می‌کنند و هیچ ارتباط و اشتراک اطلاعاتی صورت نمی‌گیرد.) ، سبب افزایش بهره‌وری، عملکرد و شفافیت می‌شود.
• طرز تفکر رشد (growth mindset) را تقویت می‌کند.
• به تجربه ارزش می‌دهد، نه به ارشدیت!
• نیاز حداقلی به مدیریت دارد.

معایب ساختار سازمانی تیم‌محور

• مسیرهای ارتقای شغلی برای کارکنان شفاف نیست.

6. ساختار سازمانی شبکه‌ای

در این روزها، تعداد زیادی از کسب ‌و کارها دیگر همه کارکنان‌شان را زیر یک سقف جمع‌ نمی‌کنند. برای مثال، تامین‌کنندگان، پیمانکاران و فریلنسرها خارج از شرکت فعالیت می‌کنند و طبیعتا، هماهنگی‌شان نیز کار ساده‌ای نیست. ساختار سازمانی شبکه‌ای، مسئلۀ این پراکندگی را حل می‌کند. در این ساختار سازمانی نیز کیفیت ارتباطات بیشتر از سلسله‌مراتب اهمیت دارند.

در ساختار سازمانی شبکه‌ای، کارکنان بر اساس تخصص‌ها و نوع همکاری‌شان در گروه‌هایی مشخص سازمان‌دهی می‌شوند. این کارکنان با سایر متخصصان در بخش‌های مختلف سازمان همکاری می‌کنند تا پروژه‌های جدید را پیش ببرند و به اهداف مشترک دست یابند.

برای مثال، یک شرکت ممکن است تیم توسعه محصول و تیم بازاریابی جداگانه‌ای داشته باشد که هر کدام به ‌صورت واحدهای مستقل فعالیت می‌کنند. اما زمانی که پروژه‌های جدیدی تعریف می‌شود، اعضای این تیم‌ها می‌توانند با یکدیگر همکاری کنند تا آن پروژه‌ها را به انجام برسانند. سازمان‌های شبکه‌ای نمودار سازمانی سلسله‌مراتبی ندارند، در عوض، از خوشه‌هایی تشکیل می‌شوند که شامل بخش‌ها، واحدهای تجاری یا دفاتر محلی مختلف هستند و این خوشه‌ها به‌ صورت موقتی و بر اساس نیاز با یکدیگر همکاری می‌کنند. چنین شرکت‌هایی از الگوهای سخت‌گیرانه گزارش‌دهی استفاده نمی‌کنند.

مزایای ساختار سازمانی شبکه‌ای

• روابط میان منابع درون‌سازمانی و برون‌سازمانی را شفاف می‌سازد.
• به همه کارکنان قدرت بیشتری برای ابتکار عمل و تصمیم‌گیری می‌دهد.
• به کارکنان و ذی‌نفعان کمک می‌کند تا جریان کارها و فرایندها را بهتر درک کنند.

معایب ساختار سازمانی شبکه‌ای

• ممکن است شناخت تصمیم‌گیرندۀ نهایی برای کارکنان دشوار شود.

7. ساختار سازمانی فرایندمحور

در ساختار سازمانی فرایندمحور، کارکنان براساس مراحل یک فرایند در گروه‌ها یا دپارتمان‌ها سازمان‌دهی می‌شوند. رهبر شرکت در بالای نمودار قرار دارد، زیرا نظارت بر تمام فرایندها را برعهده دارد. در هر مرحله از فرآیند، سرپرست و کارکنانی فعال حضور دارند. چارت سازمانی ساختار فرایندمحور، از چپ به راست خوانده می‌شود و تا پیش از اتمام فرایند قبلی، فرآیند جدیدی آغاز نمی‌شود!

مزایای ساختار سازمانی فرایندمحور

• سرعت اجرای فرایندها را افزایش می‌دهد.
• همکاری تیمی را درون دپارتمان‌ها و بین دپارتمان‌ها ترویج می‌دهد.

معایب ساختار سازمانی فرآیندمحور

• باعث ایجاد موانعی بین دپارتمان‌ها می‌شود.
• ممکن است منجر به ایجاد سوء‌تفاهم میان دپارتمان‌های مختلف می‌شود.

8. ساختار سازمانی دایره‌ای

در ساختار سازمانی دایره‌ای، رهبران سازمان در مرکز قرار دارند تا بتوانند اطلاعات را با دیگر اعضا به اشتراک بگذارند. در این ساختار، خبری از سلسله مراتب سازمانی نیست. کارکنان در دپارتمان‌های مختلف این سازمان‌ها نیز بخشی از یک کل بزرگ‌تر تلقی می‌شوند، نه اعضای واحدهای جداگانه.

مزایای ساختار سازمانی دایره‌ای

• جریان یافتن اطلاعات را در سراسر سازمان آسان و سریع می‌کند.
• ارتباط و همکاری بین کارکنان و دپارتمان‌های مختلف را تقویت می‌سازد.

معایب ساختار سازمانی دایره‌ای

• ممکن است موجب سردرگمی اعضا شود، به‌خصوص برای کارکنان جدید!
• روند تصمیم‌گیری را کُندتر می‌سازد.

9. ساختار سازمانی خطی

ساختار سازمانی خطی، یکی از ساده‌ترین ساختارهای سازمانی است؛ زیرا قدرت از بالا به پایین جریان دارد. هر دپارتمان توسط یک مدیر اداره می‌شود و همه اعضا در راستای دستیابی به یک هدف سازمانی مشترک فعالیت می‌کند.

مزایای ساختار سازمانی خطی

• ساختار گزارش‌دهی را شفاف می‌سازد.
• محیطی پایدار را در سازمان ایجاد می‌کند.

معایب ساختار سازمانی خطی

• شاید انعطاف‌پذیر نباشد.
• امکان محدودسازی نوآوری و تخصص‌گرایی وجود دارد.
• سبب تمرکز قدرت در دست مدیران می‌شود.

سخن آخر

ساختار سازمانی فقط یک مفهوم یا چارت ساده نیست، بلکه قلب تپندۀ‌ سازمان است و تاثیر مستقیم و قدرتمندی بر عملکرد و پیشرفت شرکت‌ها می‌گذارد و حتی فرهنگ و رفتار سازمانی را شکل می‌دهد. انواع ساختار سازمانی بسیار است و انتخاب ساختار سازمانی مناسب، کلید موفقیت کسب و کارها است و در مسیر تحول و رسیدن به اهداف بزرگ‌، کمک‌شان می‌کند. در مسیر انتخاب، طراحی و اجرای ساختار سازمانی‌تان، آگاهانه و هوشمندانه گام بردارید تا تک‌تک اعضای تیم‌تان با انگیزه، هماهنگ و هدفمند به‌سوی آینده‌ای روشن حرکت کند.

در این مقاله از “سیتاپ، سکوی ارتقای کسب‌وکارها”، چند ساختار سازمانی بسیار مهم و پرکاربرد را برایتان توضیح دادیم. امیدواریم برایتان مفید بوده باشد!

منبع